7 – 2 – 2 بازنگري نيازمنديهاي محصول

اين بازنگري بايستي قبل از هرگونه تعهد سازمان براي تدارك محصول به مشتري نظير :

  • تسليم يك پيشنهاد
  • پذيرش يك قرار داد يا سفارش
  • پذيرش تغييرات در قرارداد يا سفارش صورت پذيرد .

توضحات و مثال:

هدف اين بخش از ISO 9001 :2000 اين است كه سازمان اطمينان يابد كه آيا نيازمنديهاي مشتري شناخته شده است؟و سازمان می تواند آنها را برآورده سازد؟اين اطمينان می بايست قبل از اينكه سازمان تعهد كند كه محصول يا خدمت را براي مشتري تهيه و تدارك كند حاصل گردد. در واقع براي اجتناب از سوء تفاهم در درك نيازهاي مشتري لازم است كه خواسته ها و نيازهاي عنوان شده بازنگري گردد .

هنگامي كه يك درخواست از مشتري یا دعوت به شرکت در مناقصه، دريافت مي شود قبل از ارائه پيشنهاد (Proposal) بايد تقاضا مورد بازنگري قرار گيرد .

سازمان بايد تعيين كند :

ــ اطلاعات از جانب مشتري واضح و مشخص است .

ــ سازمان توانايي و قابليت براي تدارك و توليد محصول يا خدمت خواسته شده را دارد. 

هنگامي كه Proposal تهيه شد و مشتري آن را قبول كرد ، بايد سفارش مشتري و Proposal سازمان با هم مقايسه شوند كه اگر تفاوتي بين آنها وجود دارد تعيين و مشخص گردد . هر گونه اختلاف ميان سفارش و پيشنهاد بايد به اطلاع مشتري رسانده شود و توسط مشتري برطرف گردد. اگر مشتري بدون درخواست Proposal ، كالا يا خدمات را درخواست دهد ، اين سفارش بايد قبل از تاييد مورد  بازنگري قرار گيرد . سازمان بايد تعيين كند :

- درخواست مشتري  واضح و مشخص است .

ــ سازمان توانايي و قابليت براي تدارك محصول يا خدمت خواسته شده را دارد.

ISO 9001:2000 سازمان را ملزم به ثبت سوابق اين بازنگري می کند که مي تواند به سادگي يك يادداشت بر روي تقاضای Proposal يا سفارش و تاريخ و نام فرد يا افراد بازنگري كننده باشد . اگر Proposal تاييد شده است ( به هر دليلي ) بايد مشخص گردد ، اقداماتي كه متعاقبا انجام شده است نيز بايد ثبت گردد . براي سفارشات شفاهي ( بعنوان مثال بوسيله تلفن ) كليه اقدامات بايستي قبل از پذيرش سفارش تاييد شوند . بعنوان مثال اين كار مي تواند با دعوت از مشتري براي مذاكره رو در رو و درخواست براي تاييد صورت پذيرد .بطور كلي سفارشات الكترونيکی(Email) و شفاهي به توجه ويژه براي ثبت سفارش نياز دارند . بعنوان مثال جزئيات مطرح شده در يك سفارش تلفني بايستي روي يك يادداشت ثبت گردد و سفارشات الكترونيكي را مي توان چاپ كرد و آنها را در ديسك سخت رايانه ذخيره كرد . اگر سفارش موجود نياز به تغيير داشته باشد بايد مشخص شود كه اين تغيير چگونه انجام مي شود . اغلب سازمانها به تغييرات در سفارش مانند يك سفارش جديد نگرش مي كنند . همچنين تغييرات  در سفارش بايد به كليه افراد ديگر ابلاغ گردد . نوعاً بخشهاي خريد ، برنامه ريزي و توليد متاثر از تغييرات سفارش هستند . بنابراين بايد از تغييرات مطلع گردند .

  
نویسنده : Hamid Moshksar ; ساعت ٩:٠٦ ‎ق.ظ روز سه‌شنبه ٤ امرداد ،۱۳۸٤